Preparare una RFP efficace per progetti di Elettronica Industriale

Per molto tempo, l'errore concettuale relativo all'incontrastato dominio delle vendite nel panorama delle attività aziendali a valore immediato, ha comportato una più o meno lieve sottostima degli acquisti e della loro capacità di generare reddito a tutti gli effetti. L'ufficio acquisti ha sempre avuto un ruolo rilevante, ma i flussi informativi e documentali scambiati dalle aziende ai fornitori erano considerati immeritevoli di particolare cura, alla stregua di comunicazioni interne di trascurabile rilevanza e molto distanti dall'elaborazione sofisticata dei testi di marketing e vendita.

Al giorno d'oggi, finalmente, il concetto di ottimizzazione degli acquisti e dei processi di approvvigionamento sembra essere diventato meno fugace.

l'ottimizzazione degli acquisti produce una riduzione di costo che a sua volta si traduce in un incremento dei profitti

All'interno dei processi di acquisto, la richiesta d'offerta detiene il posto d'onore e svolge un ruolo essenziale, quale quello di raccogliere informazioni omogenee e comparabili relative alle condizioni di mercato attualmente applicate o applicabili ad uno specifico prodotto o servizio da parte di una rosa di possibili fornitori.

Con particolare riferimento al settore elettronico, è necessario considerare che le richieste di offerta possono essere tanto semplici quanto complesse a seconda dell'oggetto delle stesse: una commessa di un prodotto esistente è relativamente semplice da quotare, ma la messa in opera di una nuova linea di prodotti elettronici o l'ingegnerizzazione di un prodotto, ad esempio, richiedono uno studio di fattibilità preliminare e un'analisi più ampia ed approfondita. Nel caso di una richiesta di progetto complessa, il grado di dettaglio delle specifiche condivise è in grado di determinare il buon esito dell'intero processo. Specificatamente, ci sono tre elementi principali che una richiesta d'offerta efficace dovrebbe contenere al fine di agevolare l'ottenimento di informazioni rapide, affidabili e precise da parte del Contract Electronics Manufacturer.

1 - Panoramica generale della richiesta

Ogni richiesta d'offerta efficace dovrebbe iniziare con una panoramica descrittiva che abbia come scopo quello di inquadrare le caratteristiche di base del prodotto o del servizio di cui si richiede quotazione.

In questa introduzione, non è necessario includere dettagli tecnici di ampio livello: la ragione dell'introduzione stessa è quella di fornire al fornitore informazioni generali di cui si desidera sia al corrente prima dell'elaborazione della proposta.

All'interno della panoramica introduttiva, si consiglia inoltre di lasciar trasparire la propria prospettiva sul prodotto, sul progetto o sul servizio in oggetto: molto spesso i veri desiderata vengono trascurati fino al momento del confronto su una proposta già elaborata e ricevuta, ma è decisamente più efficace e quindi raccomandabile usare una certa trasparenza fin dal principio, così che le aspettative vengano subito intese nei giusti termini da entrambe le parti e specialmente da parte del fornitore, il cui scopo è quello di trovare la soluzione più idonea e soddisfacente possibile per il Cliente.

Ecco di seguito alcune domande utili da porsi, le cui risposte, a seconda della rilevanza, possono essere inserite all'interno della panoramica introduttiva:

• Come descriveresti brevemente il prodotto o il servizio oggetto della richiesta d'offerta?
• Si è in presenza di un nuovo prodotto o di un nuovo business?
• C'è qualche servizio complementare al principale che vorresti veder gestito in outsourcing dal tuo Partner? Due esempi molto comuni sono la gestione della supply chain riferita al prodotto da progettare e produrre e la gestione della logistica in uscita.
• Che tipo di budget è stato allocato per il progetto?
• Esiste una timeline predefinita da rispettare tassativamente?

2 - Esposizione organica delle specifiche tecniche essenziali

Il secondo paragrafo dovrebbe essere dedicato interamente a qualsiasi dettaglio tecnico sia considerato essenziale ed imprescindibile.

Con particolare riferimento al dominio dell'elettronica industriale, il mercato è estremamente vasto e ricco di opportunità. E' possibile scegliere tra diverse tecnologie che concorrono allo stesso risultato attraverso approcci diversi e a volte persino diametralmente opposti. Qualsiasi preferenza o requisito rilevante dovrebbe essere evidenziato e portato alla luce sin dal principio, per consentire al fornitore di adeguarsi alla scelta o sfruttare il suo know-how interno per proporre da subito qualcosa di essenzialmente compatibile ma più adeguato rispetto al progetto nel suo complesso.

Nel caso in cui non vi siano preferenze tecniche o tecnologiche e si intenda demandare interamente al fornitore qualsiasi scelta attuativa, è comunque opportuno esplicitare la propria posizione.

3 - Previsionale dei volumi di produzione su base annuale

Infine, il terzo paragrafo da aggiungere è quello relativo al previsione dei volumi, normalmente esposto in relazione al periodo di un intero esercizio. ::La previsione dei volumi e la programmazione delle forniture possono avere un impatto non tracurabile sull'offerta economica, ed è dunque pieno interesse del Cliente comunicare questo tipo di informazioni.:: In particolare, l'accento dovrebbe essere posto sui volumi richiesti, sulla prima disponibilità richiesta e sulla programmazione delle successive consegne. I volumi sono variabili estremamente rilaventi per l'accuratezza della proposta che si riceverà dal fornitore. Per questa ragione è essenziale usare la massima trasparenza in merito.

Conclusioni

Quando ci si occupa di elaborare una richiesta di offerta da inoltrare ad un Partner o ad un possibile nuovo Partner, risulta necessario trovare un buon equilibrio tra il fornire tutte le informazioni necessarie ed evitare di fornire troppe informazioni inessenziali almeno nella fase preliminare. Maggiore è la trasparenza e la chiarezza delle informazioni condivise, maggiore è la possibilità di ricevere proposte accurate, affidabili e comparabili sia sotto il profilo tecnico che economico e gestionale. Seguendo le linee guida qui esposte ed includendo i tre paragrafi essenziali descritti, è possibile semplificare la creazione di richieste di offerta efficaci e capaci di agevolare la creazione di valore che si consegue attraverso un'oculata gestione degli approvvigionamenti.